Liên Kết Dữ Liệu Từ Excel Sang Word Dùng Mail Merge

Quý khách hàng vẫn yêu cầu có tác dụng thông báo nhằm gửi tặng một list béo nhân sự vào công ty cùng ai đang loay hoay lưỡng lự làm ráng như thế nào thay thế sửa chữa cho giải pháp có tác dụng thủ công rất mất thời gian, siêu rầu rĩ. quý khách mong ước tất cả một phương án để thực hiện quá trình này một giải pháp nkhô cứng duy nhất, tối ưu nhất với tiết kiệm thời gian tốt nhất. Nhưng còn nếu như không hiểu bài viết này, các bạn sẽ vẫn yêu cầu làm bằng phương pháp thủ công thôi. Để thực hiện một thông báo hoặc một văn bạn dạng có văn bản mang tính chất chất cố định và được gửi đến nhiều người, thì bạn phải sử dụng tính năng trộn thỏng tốt còn gọi là trộn văn uống bản vào áp dụng microsoft word nhưng mà chúng ta thường dùng hằng ngày.

Bạn đang xem: Liên kết dữ liệu từ excel sang word dùng mail merge

Bài viết này sẽ mỗi bước chỉ dẫn chúng ta cách thức trộn văn bản vnạp năng lượng bản tất cả đặc thù thắt chặt và cố định cho tới từng nhân sự có tài liệu được tổ chức triển khai vào tệp tin excel một giải pháp nhanh khô tuyệt nhất để giúp bạn xử lý bài tân oán không phải triển khai một phương pháp thủ công nhỏng được trình bày sinh hoạt trên.

Trộn tlỗi (Mail Merge) là bản lĩnh bổ ích vào Microsoft Word, khả năng này khiến cho bạn sút tđọc thời gian Lúc cách xử trí các dạng chèn list vào trong 1 chủng loại cố định và thắt chặt như: thư mời, thông tin, thư cảm ơn, phiếu điểm…

Bài tân oán điển hình nổi bật được giới thiệu làm việc đấy là tạo nên những thông báo trả lương lừ đừ cho tới từng nhân viên trong đơn vị.

bởi vậy nhằm tiến hành trộn văn uống bản (trộn thư) nhằm mục đích mục tiêu tạo ra thông báo mang lại toàn bộ nhân viên cấp dưới trong thời gian nkhô hanh độc nhất, ta vẫn tiến hành làm tuần từ bỏ theo từng bước sau:

1. Bước 1: Chuẩn bị tệp tin list nhân sự và tệp tin nội dung thông báo

vì thế nhằm giải quyết và xử lý bài xích tân oán này bởi phương pháp trộn thỏng (trộn văn bản), ta phải khởi tạo một file word đựng cấu trúc với nội dung của thông báo trả lờ đờ lương, file sót lại đựng list của toàn cục nhân sự vào đơn vị nhưng mà bạn cần tạo thành và gửi mang lại bọn họ được tàng trữ bên dưới dạng file excel (xls hoặc xlsx). Quý khách hàng có thể theo dõi và quan sát chủng loại nhì file này theo hình dưới đây:

Hình 1: Mẫu file Excel cất list nhân viên vào công ty

Hình 2: Mẫu tệp tin Word chứa câu chữ thông báo cần gửi đến nhân viên

 2. Cách 2: Sử dụng tính năng Mail Merger của word nhằm bắt đầu trộn văn bản

Để triển khai công đoạn này, bạn cần đảm bảo file excel cất danh sách nhân viên cấp dưới trong đơn vị đã được đóng góp, khi đó chúng ta mở file word chứa nội dung thông báo ra với kích lựa chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn tiến hành tuần trường đoản cú theo các ô hình chữ nhật mầu đó được trình bày nlỗi hình minh họa dưới đây.

Hình 3: Bắt đầu trộn vnạp năng lượng bản

3. Cách 3: Chọn file Excel đựng dữ liệu list nhân viên để làm cơ sở trộn văn bản

Ở đoạn này các bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn tiến hành tương tự như theo sản phẩm trường đoản cú nhỏng hình minh họa bên dưới.

Hình 4: Chọn File Excel cất danh sách nhân viên

Tiếp theo bạn lựa chọn thư mục cất file Excel list nhân viên công ty các bạn, trong ngôi trường vừa lòng này Uy để kế bên màn hình hiển thị nên vẫn chọn Desktop (6) => Chọn File Excel cất list nhân viên cấp dưới (7) => Chọn Open. Thực hiện tại nlỗi hình bên dưới.

Hình 5: Chọn File Excel cất danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)

Tiếp theo một cửa sổ bắt đầu hiển thị, các bạn lựa chọn sheet cất list nhân viên vào đơn vị chúng ta, tại đây file Excel Uy tổ chức sheet 1 chứa danh sách nhân viên, buộc phải sinh hoạt hành lang cửa số này Uy chọn Sheet1$ nhỏng hình chữ nhật mầu đỏ số chín ở hình bên dưới.

Xem thêm: Cách Chèn Chữ Vào Ảnh Trong Word Mọi Phiên Bản, Cách Chèn Chữ Vào Hình Ảnh Trên Word

Hình 6: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)

4. Bước 4: Chọn các cái cần lấy dữ liệu nhằm chèn vào tệp tin word nội dung thông báo 

Ở công đoạn này, quý khách lựa chọn Edit Recipient List => Bỏ lựa chọn các chiếc đầu, chỉ lựa chọn những mẫu đựng dữ liệu đề xuất chuyển vào File Word mà lại thôi.

Trong hành lang cửa số bắt đầu mở ra, quý khách hàng kích chọn vào những ô ứng cùng với thiết bị từ bỏ 11, 12 nhằm hủy lựa chọn vày 2 mẫu này chứa title của bảng hoặc tài liệu bên cạnh bảng nhưng mà chưa hẳn là tài liệu phải đem để lấy vào thông tin. Dữ liệu mang bước đầu từ số đồ vật từ 1, chúng ta coi tương tự như như hình dưới.

Hình 7: Chọn các chiếc đề xuất mang tài liệu nhằm cnhát vào tệp tin word ngôn từ thông báo

Bạn chú ý những thương hiệu cột được hiển thị ứng với các số thiết bị từ mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương ứng với các cột vào bảng dữ liệu bên dưới sinh hoạt mẫu vẽ trên – các cột này được Điện thoại tư vấn là “Trường dữ liệu“, nắm thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên gọi cột “Stt”, F2 là tên cột của “Họ cùng tên”, F3 là tên cột của “Ngày tháng năm sinh”…quý khách ghi nhớ để tại bước tiếp theo chúng ta đang cyếu dữ liệu vào file word từ bỏ thương hiệu những trường dữ liệu này.

Sau khi thực hiện ngừng, bạn lựa chọn Ok để kết thúc.

5. Cách 5: Cnhát ngôi trường dữ liệu từ bỏ file Excel vào ngôn từ tệp tin word

Ở công đoạn này, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí buộc phải chèn trường tài liệu tương ứng vào, trong bài bác tân oán này Uy tiến hành tuần từ nlỗi sau:

+ Đặt nhỏ trỏ vào trước trường đoản cú “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => Chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó chính là cột số máy từ vào bảng list nhân viên cấp dưới đã được để ý sinh hoạt trên).

+ Làm tương tự như mang đến bài toán cyếu thương hiệu nhân viên vào trước tự “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => Chọn F2 (trên đây chính là cột Họ cùng tên);

+ Làm tựa như mang lại việc chèn Lý do trả chậm trễ lương vào trước từ bỏ “Nêu nguyên do chậm lương:  ” => Kích chọn Insert Merge Field => Chọn F8 (trên đây đó là cột Ghi crúc vào bảng dữ liệu);

quý khách triển khai giống như nhỏng hình dưới:

Hình 8: Cyếu ngôi trường dữ liệu vào câu chữ tệp tin word

6. Cách 6: Hiển thị công dụng với dịch chuyển thân các nhân sự để sở hữu thông báo tương ứng

Để hiển thị tác dụng trộn tlỗi (trộn văn bản) chúng ta vẫn làm cho làm việc quá trình bên trên, chúng ta kích loài chuột vào biểu tượng Pnhận xét Result (20), lúc đó Thông báo vẫn hiển thị thông câu chữ thông tin cho tới nhân sự đầu tiên trong list. Để dịch rời giữa những nhân viên bạn kích chuột vào hình tượng bao gồm số máy tự 21, 22 nhỏng hình bên dưới.

Đến trên đây các bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể in ấn và dán và gửi mang lại nhân viên trong công ty các bạn rồi!

Bạn hãy cài đặt file thực hành thực tế về tại đây: File thực hành trộn văn bản – Mật khẩu giải nén: nghiencongnghe.org

Bạn hãy theo dõi thường xuyên các nội dung bài viết trên nghiencongnghe.org nhằm tiếp cận bài viết chỉ dẫn chúng ta phương thức trộn vnạp năng lượng phiên bản cùng gửi tặng mang đến nhân viên qua mặt đường mail mà không cần phải in bạn dạng cứng cùng phân phát cho nhân viên cấp dưới.